オフィス内での情報漏洩・社内トラブル・勤怠管理…人事の方たちにも役に立っているクラウドカメラの活用術とは
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クラウドカメラは、不法侵入や窃盗の防止・監視といった防犯面の対策や業務効率の改善だけでなく、従業員の勤怠管理や情報漏洩の防止など労務管理ツールのひとつとして導入されるケースが増えています。
- 従業員が就業時間を守って働けているか
- セクハラやパワハラなどの問題が起きていないか
- 夜間に不審者がオフィスへ侵入していないか
「職場の状況を把握しておきたい」と、お考えの会社経営者や人事労務担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、クラウドカメラをオフィスに導入する重要性とおすすめ商品を紹介します。
目次
クラウドカメラをオフィスに設置する目的・メリット
オフィスで起こりうる労務問題を、クラウドカメラの設置により「可視化」「録画」することで、防止・改善することが可能となります。
クラウドカメラは経営者と従業員、双方を守るツールです。
次に、オフィスにクラウドカメラを設置するきっかけ・目的の事例をお伝えいたします。
職場いじめやパワハラ・セクハラ対策
厚生労働省の調査によると、専門家への企業の労務トラブルに関する相談の中で、「いじめ・嫌がらせ」の件数が最も多くなっています。
【参考】平成30年度個別労働紛争解決制度の施行状況 – 厚生労働省
また、2019年4月の日本マスコミ文化情報労組会議（MIC）が実施した調査によると、セクハラにあった経験がある人、見聞きしたことがある人のうち相談しなかった（できなかった）と回答した人が6割を占めています。
【参考】セクシュアルハラスメント被害と職場の対応に関するWEBアンケート
あるいは勇気を出して上司に相談しても、言いがかりだと非難されて給与をカットされたり、部署を異動させられたり、不当な扱いを受け泣き寝入りせざるを得ないケースも多いようです。
職場で最も多く発生しうるトラブルであるいじめ・嫌がらせやハラスメントの対策にクラウドカメラが有用です。
たとえば音声録音機能が付いたクラウドカメラを導入すると、録音した社員の会話が証拠となり、防止にも役立ちます。
社内相談窓口の設置に加えてクラウドカメラを活用することで、従業員が安心して働き続けられる環境を整えることが可能です。
勤怠の管理
職場で働く従業員の勤怠管理は、会社や部署の責任者が果たすべき重要な役割のひとつです。
従業員一人ひとりの勤務状態を正確に把握できるようになるだけでなく、残業状況を把握して長時間労働・過重労働を防いで従業員を守ることにも繋がります。
クラウドカメラの設置により従業員の勤務状況を見える化し、出退勤時間の遵行や無断欠勤の有無、勤怠の不正打刻や改ざんなどをチェックすることができます。
また残業代未払いトラブルなどの防止が可能となり、職場環境の改善に繋がります。
個人情報漏洩の防止
インターネットの普及に伴い、セキュリティの脆弱性を狙ったサイバー攻撃が多発していますが、個人情報漏洩の原因は第三者の不正アクセスだけに限りません。
特定非営利活動法人 日本ネットワークセキュリティ協会が行なった調査「2017年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告」を見ると、社内で発生する情報漏洩の大半が以下のような従業員のヒューマンエラーや不正行為によるものです。
新型コロナウイルス拡大の影響を受け、就業時間の短縮や在宅勤務を実施する企業は特に、いつも以上の情報管理を徹底する必要があるでしょう。
クラウドカメラの設置により、誤操作や紛失、置き忘れ、不正アクセス、PCやUSBメモリに保存されているデータの社外持ち出しなどの行動を防止・監視できるようになります。
顧客名簿や仕入れ先リスト、事業計画書といった機密情報が流出した場合、企業の信用は著しく低下します。
加えて、情報漏洩の原因究明やシステムの復旧・改善、取引先からの問い合わせ対応などに追われ、通常業務が停止します。
業務効率が下がると機会損失にも繋がり、既存顧客も離れてしまうでしょう。
信用低下や機会損失だけでなく、情報漏洩の被害に遭った方への損害賠償が発生する可能性も十分に考えられます。
このように、個人情報の漏洩は会社の経営にも多大な影響を及ぼすため、
- 会社のPC・USBメモリは外へ持ち出さない（業務は社内で完結させる）
- 書類は必ずシュレッダーにかける
- 席を離れるときは液晶にロックをかける
など、正しく個人情報を取り扱えているかをクラウドカメラで確認・チェックをされているケースも多いようです。
オフィスでクラウドカメラを設置するおすすめの場所
オフィスでクラウドカメラ設置するおすすめの場所は以下の3つです。
受付や出入口
最もおすすめする設置場所は、受付や出入り口です。受付や出入り口にクラウドカメラを設置すると、会社を訪れた方全員を録画できます。またクラウドカメラを設置していると、取引先に「セキュリティがしっかりしている会社」との印象を与えられます。
駐車場
次におすすめする設置場所は駐車場です。駐車場にクラウドカメラがあると、万が一駐車場で事故が起きた際の証拠になります。また社員の出勤状況や来客状況も合わせて把握が可能です。
さらに駐車場にクラウドカメラが設置されていると、不審者に「防犯意識の高い会社」と思わせることができるため犯罪抑止にもつながるでしょう。
事務室
社員が仕事をする事務室への設置もおすすめです。特に夜間誰もいない時間帯を監視できるため、不審者の発見や不審者から被害を受けた際に人物特定で証拠として役立ちます。クラウドカメラの設置で、夜間警備員の人件費を削減することもできるでしょう。
また社内でのパワハラやモラハラ、社員の不正なども監視できるため、社内秩序を守るためにも有効です。
クラウドカメラおすすめの機能
クラウドカメラに備わっていると良いおすすめの機能は以下の3つです。
集音機能
1つ目の機能は、集音機能です。集音機能とは音声録画ができる機能のことです。集音機能があれば、上司から部下へのパワハラやモラハラの証拠になります。そのため事務所にクラウドカメラを設置すれば、パワハラ・モラハラを抑止できるでしょう。
また受付や出入り口にすれば、受付担当者と来訪者のやりとりを記録できるため、来訪者がトラブルを起こした際の状況確認に役立ちます。
夜間撮影
2つ目の機能は夜間撮影です。先述しましたが夜間撮影できるクラウドカメラの導入で、夜誰もいないオフィスの状況を録画できます。さらに警備員を雇うお金も削減できるため、費用対効果も高いです。
また駐車場に設置すると、新車が無断で駐車場を利用するのを防止できます。
動体検知
3つ目の機能は動体検知です。
クラウドカメラの設置時の注意点
情報流出
クラウドカメラで録画したデータは個人情報の塊のため、情報流出には十分に気を配りましょう。具体的には、以下のことをが記された社内規定を策定しましょう。
- 録画データのアクセス権限者・責任者
- 録画データのアクセス手順
- 情報を活用する際の手続き
決められた人以外がアクセスする、決められた手順・手続き以外で、録画データを利用する人が出てきたときの罰則も併せて記載しておきましょう。
個人情報保護
録画したデータを活用するには「個人情報の保護に関する法律についての経済産業分野を対象とするガイドライン」に従って、利用目的を個人に通知・公表しなければなりません。
通知公表を怠って録画データを利用すると、損害賠償請求をされる恐れがあるため注意が必要です。
そのためクラウドカメラ導入前に、従業員に以下を説明して理解を得ておきましょう。
- クラウドカメラ導入の目的
- クラウドカメラ導入による従業員のメリット
- 個人情報を守る方法
個人情報保護に注意したい方は、防犯カメラとプライバシーに関する記事をご確認ください。
オフィスにクラウドカメラを設置するならカメチョへの相談がおすすめ
今回は、オフィスでのクラウドカメラ活用術を紹介しました。
いろいろな人たちが長い時間を同じ空間で過ごすからこそ、客観的に見守ってくれるカメラが問題を解決してくれます。
ダイバーシティの推進とともに、複雑化した雇用トラブルの問題がふえていることから、防犯や業務効率化目的だけでなく労務管理目的としてもクラウドカメラを活用していきましょう。
オフィスへのカメラ導入をご検討の方は、ぜひ「カメチョ」までお気軽にお問い合わせください。
